Upphandling av IT tjänster: Vi guidar dig till molninnovation

september 6, 2025|2:40 e m

Ta kontroll över er digitala framtid

Från effektiv IT-drift till molnresor och AI – låt oss visa hur vi kan stärka er verksamhet.

Home / Insights / Upphandling av IT tjänster: Vi guidar dig till molninnovation

Vi sätter ramen för hur vi tillsammans genomför en upphandling som leder till molninnovation, där vi fokuserar på affärsnytta, riskminimering och styrning mot mätbara resultat.

Vår metod beskriver en end-to-end-process från behovsanalys till avtal och uppföljning, där varje steg kopplas till tydliga effektmål som kan följas mot faktiska resultat och driftsbudget.

Genom modern molnteknik minskar teknisk skuld och förbättrar förändringsförmågan, samtidigt som vi planerar för interoperabilitet och dataflöden mellan system, vilket kortar ledtider och höjer kvalitet i verksamhetens processer.

Vi använder vår marknadskunskap för att undvika överkrav och onödiga specialanpassningar, vilket reducerar total ägandekostnad och gör beslutet enklare för ledning och styrgrupp.

Med tydlig kravformulering och utvärderingsbara frågor säkerställer vi leveranskontroll, tidig hantering av avvikelser och en dialog som skapar värde utan att kompromissa med konkurrensneutralitet.

Upphandling av IT tjänster

Viktiga slutsatser

Vi kopplar varje steg i processen till mätbara effektmål.
Molnteknik minskar teknisk skuld och ökar förändringsförmåga.
Tydlig kravställning minskar risk och onödiga anpassningar.
Samarbete och styrning skapar värdeskapande leverantörsrelationer.
Säkerhet och datahantering prioriteras från start för snabbare nytta.

Så lyckas du idag: syfte, risker och effektmål i it-upphandling

Ett tydligt syfte och konkreta effektmål minskar risk för kostnadsökningar och driftstörningar. Vi föreslår att ni börjar med en kort, beslutsfattande målbild som styr alla krav och prioriteringar.

Vanliga risker är kostnadseskalation, kvalitetsbrister och produktionsstörningar i verksamheten. Dessa uppstår ofta när behovsanalysen är otydlig eller när krav saknar mätbarhet.

Vår metod är enkel: definiera syfte, etablera en risklogg och koppla varje krav till ett effektmål, en mätmetod och en ansvarig part. Detta minskar sannolikhet och konsekvens i varje fall.

Effektmålen bör vara tidssatta och mätbara, till exempel kortare ledtid för ärendehantering eller lägre driftskostnad per användare. Dessa mål blir styrande för upphandlingen och för uppföljning under avtalets löptid.

Molninnovation som målbild förenar kostnadseffektivitet med skala och resiliens. Vi rekommenderar marknadsdialog tidigt och att belöna uppfyllelse av mål i utvärderingen.

Koppla varje krav till mätmål och ansvar.
Kalenderfäst beslutspunkter för att undvika förseningar.
Belöna leverantörer som visar mätbar nytta.

För mer vägledning om hur man stödjer innovation i processen, se stöd för innovation.

Upphandling av IT tjänster: från behovsanalys till marknadsdialog

Genom att kartlägga värdeflöden identifierar vi exakt vad systemet måste leverera för att skapa nytta. Vi börjar med en tydlig behovsanalys som visar vilka användargrupper och processer som påverkas. Det ger ramar för hur krav ska formuleras och prioriteras.

Behovs- och verksamhetsanalys: vad ska tjänsten och systemet faktiskt lösa?

Vi kartlägger nuläge, flaskhalsar och framtida mål, och beskriver konkret vad tjänst och system ska åstadkomma. Denna del minskar feltolkningar och snabbar upp beslutsprocesser.

Mätbara effektmål och prioriteringar som guidar kraven

Vi sätter kvantitativa mål, till exempel minskad handläggningstid eller högre självservicegrad, och kopplar varje krav till ett mätbart resultat. På så sätt blir kraven spårbara i utvärderingen.

Tid, resurser och bemanning: erfaren beställare och projektteam

Tidiga beslut och en erfaren beställare säkerställer kontinuitet. Vi definierar roller, ansvar och milstolpar för att undvika tidspress och personberoende.

Marknadsanalys och leverantörsurval: insikter för en effektiv upphandlingen

Marknadsdialog och leverantörskartläggning ger kvalificerat underlag, minskar risker för överprövning och underlättar en rättvis selektering.

behov

Roll	Ansvar	Förväntad effekt
Beställare	Beslutsfattande, prioritering	Snabbare beslut, tydlig styrning
Teknisk arkitekt	Systemdesign och gränssnitt	Interoperabilitet, lägre teknisk skuld
Projektledare	Tidplan och projektyta	Kontinuitet, minskat personberoende

Tydlig kravställning utan fallgropar: så skriver du utvärderingsbara krav

Konkret kravställning förvandlar vaga ord till verifierbara testfall och tydliga leveransmål. Vi visar ett pragmatiskt sätt att bryta ner önskemål till funktioner, prestanda och acceptanskriterier som går att kontrollera.

Från vaga till mätbara krav: exempel på funktion, prestanda och leveranskontroll

Istället för formuleringar som ”användarvänlig” anger vi vad som ska kunna mätas. Exempel: ”Rapportgeneratorn ska skapa tre rapporttyper, filtrera på fem fält och exportera till CSV inom 5 sekunder, verifierat med testfall.”

Undvik “förbjudna ord” och bygg frågor som går att utvärdera

Ord som snabb, flexibel eller småord som osv skapar tolkningar. Vi lär projektgrupp och styrgrupp att skriva krav som ger binära acceptansbeslut.

Koppla varje krav till acceptanskriterier och verifieringsmetod.
Planera leveranskontroll med testfall, provdrift och checklistor.
Poängsätt svar mot mätbara kriterier och använd scenario-prov i utvärderingen.

Denna disciplin, baserad på vår erfarenhet, minskar risk för tolkningstvister i it-upphandling och gör det enkelt att följa upp att system levererar det som avtalats. Läs mer om praktiska mallar och sätt att utbilda teamet för bättre resultat.

Data, gränssnitt och efterlevnad: bygg in interoperabilitet från start

Vi bygger interoperabilitet tidigt, så att data kan flöda säkert mellan system och externa aktörer. Genom att kräva öppna, maskinläsbara gränssnitt minskar vi integrationskostnader och kortar tid till värde.

Lagstiftning och nationella data styr vilka krav som gäller. Om en datamängd klassas som värdefull enligt lag (2022:818) ska systemet ha inbyggd delning, autentisering och loggning. Leverantören måste också ange om national grunddata används och hämta den från auktoritativa källor.

Vi formulerar krav för maskinläsbara API:er, format och åtkomstkontroller.
Once Only Principle minskar redundans och förbättrar datakvalitet.
Eventuella avgifter för datafunktionalitet ska framgå i prisbilagan.

Aspekt	Vad vi kräver	Förväntad effekt
API & format	Öppna, standardiserade gränssnitt, versionering	Färre integrationsfel, snabbare driftsättning
Nationella data	Hämtning från källa, följa ramverk	Hög datakvalitet, minskat dubbelarbete
Säkerhet & styrning	Autentisering, auktorisation, loggning	Spårbarhet, juridisk efterlevnad

Slutsats

I slutsatsen visar vi hur beslutsamhet i tidiga skeden och spårbara krav gör att behov blir konkreta resultat för verksamheten. Genom att formulera mätbara krav och knyta dem till effektmål skapas tempo i processen och tydlighet i varje del.

En disciplinerad it-upphandling minskar juridiska och operativa risker, och när beställaren har rätt erfarenhet och kunskap blir samarbetet mer konstruktivt. Avsätt tid för förankring så att data, integrationer och förändringsarbete hänger ihop.

Gör kraven utvärderingsbara och spårbara för att förenkla leveranskontroll och minska tvister. Tänk iterativt; inför tjänst i etapper, minimera risk per fall och leverera värde snabbare.

Vi står redo att stödja hela vägen, från strategi till avtal och uppföljning, så att varje tjänst blir en märkbart nyttig del i er digitala målbild.

FAQ

Vad är de första stegen när vi ska påbörja en upphandling för molnbaserade tjänster?

Vi rekommenderar att börja med en tydlig behovs- och verksamhetsanalys som definierar vilka affärsproblem som ska lösas och vilka effekter som förväntas, följt av en resursskattning och marknadsdialog för att säkerställa att kravbilden matchar leverantörernas erbjudanden.

Hur formulerar vi krav så att de blir utvärderingsbara och inte vaga?

Skriv krav som är mätbara och konkreta, till exempel prestandamått, svarstider, säkerhetsnivåer och leveransmilstolpar; använd acceptanskriterier och testfall för att kunna jämföra anbud objektivt och undvik subjektiva formuleringar.

Vilka vanliga risker bör vi hantera i processen och hur minimerar vi dem?

Vanliga risker är bristande behovsanalys, otydliga krav och otillräcklig leverantörsbedömning; minimera genom tydlig styrning, tvärfunktionella kravgrupper, tidig marknadsdialog och att ställa krav på dokumenterad erfarenhet och referensfall.

Hur sätter vi effektmål som styr både upphandling och efterföljande uppföljning?

Formulera kvantifierbara effektmål kopplade till verksamhetens nyckelindikatorer, till exempel kostnadsreduktion, svarstid eller användartillfredsställelse, och bygg in uppföljningspunkter i avtalet med mätmetoder och rapportfrekvens.

När är det lämpligt att genomföra marknadsdialog och vad får vi ut av den?

Genomför marknadsdialog tidigt, innan kravspecifikationen slutgiltigt låses; syftet är att validera tekniska lösningar, få insikter om kommersiella modeller och identifiera potentiella leverantörer samt tekniska begränsningar.

Hur tar vi hänsyn till interoperabilitet och nationella grunddata i kravspecen?

Ställ krav på öppna, maskinläsbara gränssnitt, stöd för nationella register och att lösningen följer principer som Once Only; ange konkreta API-standarder och datamodeller för att underlätta integration och återanvändning.

Vilken roll spelar säkerhet och regelverk i valet av leverantör och lösning?

Säkerhet och efterlevnad är centrala urvalskriterier; kräva dokumentation av säkerhetsarkitektur, certifieringar som ISO 27001 eller motsvarande, hantering av personuppgifter enligt GDPR samt rutiner för incidenthantering.

Hur beräknar vi tidsramar och bemanning för projektet så att vi är realistiska?

Basera tid- och resursplanering på erfarenhet från liknande projekt, inkludera tid för kravarbete, anbudsutvärdering, piloter och införande, och säkerställ att beställarrollen och projektteamet har adekvat kompetens och mandat.

Vad bör vi fråga om i utvärderingen av leverantörers erfarenhet och referenser?

Be om konkreta referensfall med liknande omfattning, teknisk arkitektur och målbild, verifierbara resultat mot effektmål, samt kontaktpersoner för att bekräfta leveransförmåga och samarbetsnivå.

Hur undviker vi vanliga fallgropar i kravformulering som leder till tvister senare?

Var tydlig med acceptanskriterier, leveransmarginaler och ansvarsfördelning, specificera test- och överlämningsrutiner, och använd standardiserade avtalsbilagor för servicelevels och prisjusteringar för att minska tolkningsutrymme.

Ska vi efterfråga molnspecifika kostnadsmodeller och vad är viktigt att jämföra?

Ja, begär transparens i kostnadsmodeller inklusive löpande driftkostnader, licenser, dataöverföringskostnader och kostnad vid uppsägning eller migrering; jämför total ägandekostnad och risk för kostnadsöverraskningar.

Hur ser en effektiv uppföljningsmodell ut efter att avtalet är tecknat?

En effektiv uppföljning inkluderar regelbundna leveransmöten, uppföljning mot effektmål, KPI-rapporter, eskaleringsrutiner och en styrgrupp som säkerställer att både tekniska och verksamhetsmässiga mål följs samt hanterar förändringsbehov.

Vilken kompetens bör finnas internt för att vara en erfaren beställare?

En erfaren beställare kombinerar verksamhetsförståelse, kravställningsförmåga, kunskap om molnarkitektur och integrationsmönster, samt erfarenhet av projekt- och leverantörsstyrning; komplettera med juridisk och informationssäkerhetskompetens vid behov.