IT Upphandling och Molntjänster för Företag

september 6, 2025|2:42 e m

Ta kontroll över er digitala framtid

Från effektiv IT-drift till molnresor och AI – låt oss visa hur vi kan stärka er verksamhet.

Home / Insights / IT Upphandling och Molntjänster för Företag

Vi hjälper organisationen att koppla verksamhetens ändamål till praktiska krav och val av tjänster, så att varje upphandling blir ett stöd för både ekonomi och teknik.

Vår metod börjar med en tydlig behovsanalys och tidig dialog med leverantörer, följt av funktionskrav och formkrav som minskar inlåsning och främjar konkurrens.

Hållbarhet är en del av affären: livscykelanalyser visar att produktion står för mest miljöbelastning, och återanvändning kan spara hundratals kilo CO2 per enhet — en återanvänd dator sparar cirka 280 kg CO2 och en skärm 520 kg CO2.

Genom att planera återtag, spårbarhet och tillgångshantering skapar vi bättre planerade upphandlingar och längre livslängd för produkter, vilket optimerar kapitalbindning över tid.

Vi visar också hur definierade dataflöden och molnstrategier ger skalbarhet, säkerhet och kontinuitet, samtidigt som information hålls verifierbar och anpassningsbar över tid.

Nyckelpunkter

Starta med behovsanalys och tidig marknadsdialog för bättre kravställning.
Använd funktionskrav och öppna format för att undvika leverantörsinlåsning.
Planera återtag och spårbarhet för att möjliggöra återbruk och minska CO2.
Prioritera krav som kopplar till verksamhetens ändamål och mätbara nyckeltal.
Forma datalösningar som stödjer integration, rapportering och kontinuitet.

Så förbereder upphandlande organisationen en behovsdriven IT Upphandling

Vi börjar med att kartlägga faktiska behov, inte önskemål, så att varje krav kopplas till verksamhetens mål. Detta gör besluten enklare och budgeten mer förutsägbar.

Behovsanalys: skilj på önskemål och faktiska behov i organisationen

En användardriven analys bygger på data om användningsmönster, felutfall och livslängd per enhet. Bevisbaserade krav minskar risken för överdimensionering.

Tidig dialog med leverantörer för bättre konkurrens och fler lösningar

Tidiga samtal med leverantörer breddar lösningsutrymmet och höjer konkurrensen, samtidigt som vi behåller transparens och likabehandling.

Ställa krav som funktionskrav — inte varumärken eller modeller

Genom att formulera funktionskrav öppnar vi för återbruk och innovation. Exempel: specificera prestanda, batterihälsa och säkerhetsnivå istället för en modellbeteckning.

Krav-typ	Fördel	Nackdel	Praktiskt exempel
Funktionskrav	Ökar konkurrens och återbruk	Kräver tydlig mätning	Minsta CPU, batterihälsa ≥80%
Varumärke/modell	Enkelt att skriva	Begränsar leverantörer	Specifik laptopmodell
Tids- och hanteringskrav	Förlänger livslängd	Behöver processer	Återtag och uppgradering var 3:e år

Hållbar IT-upphandling: öka livslängd, minska miljöpåverkan

Vi formulerar krav som förlänger produkters livscykel och minskar klimatpåverkan genom praktiska åtgärder i varje steg av anskaffningen.

Återbrukad utrustning ska vara funktionstestad, invändigt och utvändigt rengjord, fabriksåterställd och uppgraderad med nödvändiga hårdvaru- och OS-uppdateringar. Kraven bör även kräva dokumentation av kvalitetsledningssystem och spårbarhet.

Robusta produkter och skydd som skärm- eller skalskydd minskar slitage och förlänger livet. Aktiverade batteriskyddsfunktioner och krav på bytbart batteri minskar stillestånd och ökar återanskaffningsvärdet.

Inför garantier och serviceavtal som specificerar reparerbarhet, reservdelstillgänglighet och svarstider. Sådana krav gör det enklare för organisationen att följa upp och minska driftstopp.

Etablera ett återtagssystem kopplat till ett tillgångshanteringssystem för spårbarhet, recirkulering och planering av framtida upphandlingar. Återanvändning sparar i snitt 280 kg CO2 per dator och 520 kg CO2 per skärm — ett tydligt exempel på klimatnytta som kan redovisas i rapporter.

Krav på funktionstest och rekonditionering säkerställer kvalitet och flexibilitet i form.
Krav på leverantörens kvalitetsledningssystem gör uppföljning möjlig över tid.
Krav på återtag och tillgångshantering maximerar recirkulering och minskar avfall.

IT Upphandling: data, interoperabilitet och öppna standarder

Fokus på öppna, maskinläsbara gränssnitt gör att data blir tillgänglig och användbar över tid. Vi byter kompatibilitetskrav mot interoperabilitet för att undvika inlåsning och öka konkurrensen.

Praktiska krav för öppna standarder

Vi ställer krav enligt EIF, undviker stängda format och kräver att standarder finns i öppen programvaruimplementation.

Öppna protokoll (t.ex. HTML5/HTTP) möjliggör bred interoperabilitet mellan applikationer.
API:er ska vara maskinläsbara, dokumenterade och versionshanterade för stabil drift.
Once only principle: system ska kunna läsa och dela data med auktoritativa källor, inklusive nationella grunddata.

Aspekt	Vad vi kräver	Affärsnytta
Interoperabilitet	Öppna standarder, ingen proprietär form	Minskar inlåsning, fler leverantörer
Öppen implementation	Standard måste finnas i öppen programvara	Lägre teknisk och juridisk risk
Dataåtkomst	Maskinläsbara API:er, tydlig prisbilaga	Transparens och jämförbarhet

Genom denna kravställning stärker vi organisationens kontroll över information, förbättrar portabilitet mellan system och skapar en grund för analys och innovation.

Molntjänster: vägen till en smidig och säker övergång

För en kontrollerad molnresa designar vi lösningar där data hålls löst kopplad från applikationer, så att organisationen snabbt ska kunna byta driftform eller leverantör utan att förlora kontroll över informationen.

Arkitektur för portabilitet

Vi abstraherar data från tjänster och använder öppna format samt standardiserade API:er. I kravbilden kräver vi att leverantören dokumenterar datamodeller, scheman och exportmekanismer i maskinläsbara format.

Dataflöden, suveränitet och efterlevnad

Alla dataflöden kartläggs med dataklassning, kryptering, retention och åtkomstloggning. Detta säkerställer efterlevnad vid offentlig upphandling och tydlig ansvarsfördelning för var informationen lagras.

Kostnadsmodeller och avgifter

Prisbilagan ska bryta ut kostnader för egress, dataåtkomst och integrationer. Vi kräver att leverantören anger fasta priser för export och erbjuder stöd vid migrering, inklusive rätt att förlänga avtal för ordnad överlämning.

Exempel: återanvändning av auktoritativa grunddata enligt Once only-principen minskar redundans.
Vi testar drift- och återställningsrutiner tillsammans med leverantören genom regelbundna övningar.
KPI:er för tillgänglighet, latens och felrater ingår i avtalet för att göra TCO jämförbar.

Kravställning och avtal: från offentlig upphandling till leverans

Vi formulerar neutrala funktionskrav som knyter lösningen till organisationens ändamål, så att konkurrens och återbruk främjas utan att marknaden begränsas.

Formulera neutrala funktionskrav

Vi ställer krav på prestanda, reparerbarhet och säkerhet istället för modellnamn. Detta gör att leverantören kan erbjuda flera lösningar och att system blir utbytbara.

Märkning och lagkrav

Avtalen kräver efterlevnad av ekodesign och energimärkning (t.ex. EU 617/2013, EU 2019/2021), samt RoHS och Reach med verifierbara testprotokoll.

Exitstrategi och överlämningsplikt

Avtalet ska ange att leverantören assisterar vid dataexport, levererar öppna format och dokumentation, samt erbjuder förlängning vid behov för ordnad överlämning.

Aspekt	Vad vi kräver	Affärsnytta
Dataexport	Maskinläsbara format, scheman, API-dokumentation	Portabilitet och lägre inlåsning
Efterlevnad	Certifikat, testprotokoll, kandidatförteckningshantering	Spårbarhet och riskminskning
Överlämning	Säker radering, integritetskontroller, nyckelåterlämning	Kontinuitet och säkerhet

Vi kopplar kravställning till mätbara SLA/KPI, och använder incitament och sanktioner för att säkra leveransen genom hela avtalets livscykel.

Uppföljning, tillgångshantering och kontinuerliga upphandlingar

Vi gör uppföljning användbar genom att koppla mätvärden direkt till beslutsstödet. På så sätt blir data ett aktivt stöd för styrning och förbättring, inte bara rapporter som samlas i pärmar.

Uppföljning av kraven: information, rapportering och KPI:er

Vi definierar en modell där data om leveranser, felutfall, energiförbrukning och återbruk loggas i ett spårbart system.

Exempel på KPI:er: andel återbrukade enheter, genomsnittlig livslängd, reparationstid, incidentfrekvens och uppskattade CO2-besparingar. Dessa rapporteras regelbundet till ledning och drift.

Tillgångshanteringssystem för spårbarhet, återbruk och planerade upphandlingar

Ett centralt tillgångshanteringssystem ger överblick över innehav och möjliggör planerade cykler för upphandlingar.

Återtag integreras i drift och säker dataradering sker innan återanvändning eller återförsäljning.

Vi validerar leverantörens information mot SLA och följer upp avvikelser med åtgärdsplaner.
Stickprov, revisioner och test av efterlevnad gör styrningen revisionsbar och konsekvent.
Uppföljning kopplas till incitament och sanktioner i avtalet för att driva förbättringar utan onödiga konflikter.

Syfte	Vad vi mäter	Affärsnytta
Spårbarhet	Enhets-id, livscykelstatus	Ökat återbruk
Efterlevnad	SLA, KPI	Lägre driftstörningar
Planering	Årscykel, budget	Förutsägbar kostnad

Vi återför insikter till kravbilden inför nästa upphandling. På så sätt bygger organisationen successivt kompetens och kortare tid till förbättrade, verifierbara beslut.

Slutsats

Här sammanfattar vi hur den upphandlande organisationen omsätter strategi i handling genom att ställa funktionella krav kopplade till verksamhetens ändamål.

Prioritera interoperabilitet och öppna, maskinläsbara gränssnitt så att data och system blir portabla, i linje med once-only-principen. Krav på öppna format och tydlig dokumentation gör det möjligt för leverantören att leverera praktiskt stöd vid migrering.

Planera för återbruk, återtag och exitstrategi så att produkter och tjänster kan cirkulera utan förlorad kontroll över informationen. Exempel visar att detta ger snabb klimat- och kostnadsnytta, samtidigt som uppföljning skapar förbättringar över tid.

Nästa steg är genomlysning av nuläge, målarkitektur och en uppdaterad kravkatalog med KPI:er. Vi står redo att ge stöd och leda processen, så att upphandling blir en hållbar och förutsägbar väg framåt.

FAQ

Vad bör en upphandlande organisation börja med för att göra en behovsdriven upphandling?

Vi rekommenderar en strukturerad behovsanalys där organisationen skiljer på önskemål och faktiska verksamhetsbehov, kartlägger befintliga system och användningsmönster och prioriterar funktioner som stödjer kärnprocesserna; detta ger en tydlig kravbild som minskar risk för onödiga kostnader och felinvesteringar.

Hur skapar vi tidig dialog med leverantörer utan att snedvrida konkurrensen?

Anordna opartiska marknadsdialoger och informationsmöten där krav och mål presenteras generellt, använd anonyma konsultationer eller skriftliga förfrågningar för att samla lösningsförslag, och dokumentera dialogen så att alla potentiella leverantörer får likvärdig information inför anbud.

Varför formulera funktionskrav istället för att ange märken eller modeller?

Funktionskrav öppnar för fler leverantörer, främjar innovation och återbruk genom att beskriva vad systemet ska uppnå istället för hur det ska lösas, vilket minskar inlåsning och ökar möjlighet att välja kostnadseffektiva och hållbara alternativ.

Hur identifierar vi vilka tjänster och produkter som behövs både nu och framåt i tid?

Kombinera verksamhetsmål, tekniska beroenden och framtidsscenarier i en plan för 3–5 år, inkludera intressenter från användarsidan och drift, och använd modulära krav som möjliggör skalning och förändring utan att byta hela system.

Kan du ge ett konkret exempel på hur funktionskrav underlättar återbruk?

Genom att kräva stöd för standardiserade gränssnitt, interoperabilitet och dokumenterad kompatibilitet möjliggör vi att återanvända befintliga systemkomponenter och enheter, vilket minskar inköp av ny hårdvara och gör att leverantörer kan erbjuda uppgraderingslösningar istället för fullständig ersättning.

Vilka krav bör ställas på återbrukad utrustning för att säkerställa drift och säkerhet?

Ställ krav på funktionstest, rengöring, säkerhetsuppdateringar, spårbarhet och uppgraderbarhet, samt dokumentation av tidigare användning och testprotokoll; komplettera med garantier och serviceavtal som täcker fel som uppstår efter leverans.

Hur kan garantier och reparerbarhet inkluderas i upphandlingskrav?

Specificera miniminivåer för garanti, krav på tillgång till reservdelar och reparationsmanualer, möjligheten till lokal reparation samt öppna tillverkarprogram för reservdelar och support, vilket förlänger livslängden och minskar kostnader över tid.

Vilka systemkrav stödjer återtag och hög återvinningsgrad?

Kräv återtagningsåtaganden i avtal, tydlig hantering av dataradering, certifierade återvinningspartners och rapportering av återvunna materialmängder; inkludera incitament för leverantörer som maximerar materialåtervinning.

Hur skiljer vi kompatibilitetskrav från interoperabilitet i kravställningen?

Kompatibilitet kopplar ofta till specifika produkter medan interoperabilitet beskriver förmågan att utbyta data och fungera tillsammans via öppna standarder; formulera krav kring standarder, dataformat och API:er istället för att låsa till specifika plattformar.

Vilka öppna standarder bör eftersträvas enligt EIF och god praxis?

Prioritera EU:s rekommenderade standarder för datautbyte, öppna dokumentformat och semantiska modeller som möjliggör maskinläsbarhet, samt krav på att implementeringar är dokumenterade och kompatibla med nationella grunddataregister.

Hur minskar öppen programvaruimplementation risk i lösningar?

Genom att kräva öppen implementering av standarder och öppen källkodskompatibilitet främjar vi transparens, enklare granskning, möjlighet till lokal anpassning och reduktion av leverantörsberoende, vilket sänker både kostnads- och säkerhetsrisker.

Vad innebär krav på öppna och maskinläsbara gränssnitt (API) i praktiken?

Det innebär att leverantören ska tillhandahålla dokumenterade, versionerade och konsekventa API:er med autentisering och rate-limiting, stöd för vanliga dataformat (JSON, XML), samt testmiljöer för att möjliggöra ”once only principle” och effektiv integration.

Hur säkerställer vi att nationella grunddata kan läsas och delas säkert?

Kräv att leverantörer använder öppna format, följer nationella metadata- och åtkomststandarder, implementerar behörighetskontroller och loggning samt möjliggör export i standardiserade format för vidare användning och arkivering.

Vilka arkitekturprinciper minskar leverantörslåsning vid molnövergång?

Använd containerisering, standardiserade gränssnitt, data-portabilitetsformat och abstraherade lagringslager, kombinera med krav på exportverktyg och dokumentation för att möjliggöra enkel flytt mellan molnleverantörer.

Hur hanterar vi dataflöden, suveränitet och efterlevnad i offentlig upphandling?

Specificera krav på datalagringsplats, kryptering i vila och i transit, åtkomstkontroll, incidenthantering och efterlevnad av nationell lagstiftning; be om transparens kring underleverantörer och datacenterlokalisering.

Vilka kostnadsmodeller bör vi granska för molntjänster?

Granska användningsbaserade avgifter, fasta driftkostnader, kostnader för datauttag och API-anrop, samt eventuella licensmodeller för tilläggstjänster; kräva tydlighet i prisstruktur och scenarier för skalning.

Hur formulerar vi neutrala funktionskrav som möter organisationens ändamål?

Beskriv önskade resultat, prestandamål, säkerhetsnivåer och integrationsbehov utan att ange tekniska lösningar, inkludera mätbara acceptanskriterier och exempel på användningsfall för att skapa tydliga bedömningskriterier.

Vilka märkningar och lagkrav är viktiga att ta med i kravspecifikationen?

Inkludera ekodesignkrav, energimärkning, RoHS, REACH och relevanta säkerhets- och sekretessregler; ställ krav på dokumentation och certifikat som verifierar efterlevnad.

Vad bör en exitstrategi innehålla för att skydda organisationens data?

Kräv rätt till export i öppna format, leverantörens överlämningsplikt, testade migreringsverktyg och tidsangivna processer för överföring av data och metadata, samt garantier för fullständig radering från leverantörens system.

Hur följer vi upp att leverantörer levererar enligt krav?

Sätt upp KPI:er för tillgänglighet, prestanda, säkerhet och miljöpåverkan, kräva regelbunden rapportering, revisioner och möjlighet till sanktioner eller förbättringsplaner vid avvikelser.

Vilka funktioner bör ett tillgångshanteringssystem ha för spårbarhet och återbruk?

Systemet bör erbjuda inventariespårning, livscykelstatus, återbruks- och återvinningshistorik, integration mot inköp och avtal samt rapportering för planerade upphandlingar och underhåll.